Como funciona
O primeiro passo é fazer a sua inscrição no site. Você irá sempre contar com um período de teste de 30 dias, que são mais do que suficientes para testar tudo o que vou ensinar de seguida. Como pode verificar, o InvoiceXpress tem um menu superior e será por ele que se vai guiar. A aba Visão Global dá-lhe um excelente resumo de todos os pontos mais importantes da sua empresa: Faturação, Tesouraria, Faturação por trimestre, Top 5 clientes e Últimas ações. Na parte das faturas, você pode realizar uma venda a dinheiro, nota de crédito, nota de débito ou um novo recibo. Nesta aba, você tem ainda a possibilidade de encontrar a fatura que pretende, bastando para isso que utilize a pesquisa avançada do próprio site. Esta possibilidade elimina alguns problemas que existiam com outros sites do género, que dificultavam a procura de documentos mais antigos. Mais ao lado, está a parte dos orçamentos, tão utilizados por freelancers. Nesta aba, você tem a possibilidade de criar um orçamento, dando uma ideia ao cliente de tudo o que irá compor o seu trabalho, principalmente no que toca a despesas. O bom deste documento é que mais tarde pode servir de documento formal para a assinatura do contrato. Na aba guias, você tem possibilidade de criar três tipos de guias. Veja o que significa cada uma e para que servem:
Guia de remessa: A guia de remessa tem um efeito logístico e é um documento juridicamente vinculativo que indica que ocorreu o envio de mercadoria ou a prestação de serviços. Guia de devolução: A guia de devolução tem um efeito logístico e não financeiro/contabilístico uma vez que é um documento que acompanha a devolução da mercadoria e que em termos práticos pede ao fornecedor que faça a consequente e respectiva emissão de uma Nota de Crédito sobre essa devolução. Guia de transporte: A guia de transporte tem um efeito logístico e é o documento legal emitido para acompanhar a mercadoria durante o seu transporte.
Mais uma vez, o InvoiceXpress, dá-lhe possibilidade de pesquisar por guias mais antigas através da sua excelente barra de pesquisa. A parte seguinte está reservada aos agendamentos. Crie um agendamento sempre que deseja simplificar a facturação de avenças ou projectos. Introduza a periodicidade com que deseja facturar e o sistema irá gerar a factura escolhida nas datas previstas. Simples e prático. Outro dos ponts fortes deste aplicativo é que você fica com uma gestão de clientes bastante organizada, tendo até acesso a um top 5 dos seus melhores clientes.
Personalização
Tal como se poderia esperar de um bom software de faturação, você tem ainda a possibilidade de personalizar quase tudo, podendo dar uma imagem mais profissional ao seu negócio individual ou à sua empresa. Para começar, a fatura pode levar logo o seu logótipo, tendo ainda a hipótese de escolher se quer uma fatura mais moderna ou mais clássica. Uma das opções mais interessantes que o InvoiceXpress acrescentou há pouco foi a possibilidade de enviar SMS’s àqueles clientes que pagam sempre atrasado. Você pode programar automaticamente a quem enviar, quando enviar e qual o texto que será enviado. O plano Pro garante 20 mensagens grátis por mês, tendo as restantes um preço extra. Os emails enviados aos clientes com faturas, pagamentos ou agradecimentos também são personalizáveis, sendo que todos eles seguem uma organização pré-definida por si. A parte de recebimento de pagamentos é outra excelente opção oferecida pelo InvoicExpress. Neste site, você tem a possibilidade de utilizar o multibanco, Visa/MasterCard ou American Express, algo que sem a ajuda deste aplicativo era algo impossível. Para quem prefere os documentos digitais aos de papel, o aplicativo também dá-lhe a possibilidade de criar uma fatura eletrónica, utilizando a sua assinatura digital. Por último, o aplicativo permite ainda que você exporte todos os seus dados. Encontre também no AppTuts:
Google Books: Buscador de livros Compartilhe arquivos rapidamente com o Jumpshare
Conclusão / Opinião
Como seria de esperar, você precisa de investir para poder utilizar um software desta qualidade. O InvoiceXpress conta com três tipos de planos:
Pré-pago: você paga um euro para enviar cada documento. Ideal para quem ainda tem poucos trabalhos e ainda pretende experimentar melhor a ferramenta. Contudo, deixa de fora outras vantagens. Base: Neste, você paga 15 euros por mês, tem direito a 4 utilizadores, Fatura electrônica, agendamentos, segurança de topo e multimoeda. Pro: É o plano máximo. Com ele, você tem documentos ilimitados, utilizadores ilimitados, fatura eletrónica, possibilidade de utilizar o multibanco e muitas outros vantagens. Tem um custo de 30 euros por mês.
